Tirocinante amministrativo - Lisbona

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Unisciti ad un leader di mercato:

Hovione è un gruppo internazionale indipendente di aziende a conduzione familiare. Fin dall'inizio, ci siamo distinti e distinti attraverso le nostre innovative capacità tecnologiche e produttive, raggiungendo un posto di rilievo nel mercato mondiale come società integrata di sviluppo e produzione su contratto dedicata ad aiutare i clienti farmaceutici a immettere sul mercato farmaci nuovi e fuori brevetto.

Le nostre persone sono la risorsa principale per il nostro successo continuo. Raggiungere oltre 1950 membri del team, di 36 nazionalità diverse, che si trovano in Asia, Europa e Nord America (Portogallo, Stati Uniti, Macao, Irlanda, Cina, Hong Kong, Giappone, India e Svizzera), inclusi 4 siti di produzione.

Lavorare in Hovione significa puntare all'innovazione e all'eccellenza in tutto ciò che facciamo: per i nostri clienti, i nostri partner e, soprattutto, i nostri pazienti. Ecco perché ci siamo dentro per la vita.

Sarai responsabile di:

Stiamo cercando un tirocinante amministrativo altamente organizzato e proattivo per unirsi al nostro team e supportare il capo dello staff (CoS) insieme al suo team di assistenti esecutivi. Questo ruolo è ideale per chi desidera sviluppare le proprie competenze amministrative in un ambiente professionale dinamico. Il tirocinante amministrativo sarà responsabile di una serie di attività, tra cui gestione del calendario, preparazione delle riunioni e coordinamento dei fornitori. Il candidato ideale sarà attento ai dettagli, efficiente e desideroso di imparare.

Responsabilità principali:

Gestione del calendario: assistere nella gestione del calendario del CoS pianificando e coordinando riunioni, appuntamenti ed eventi. Assicurarsi che tutti i conflitti di pianificazione vengano risolti in modo rapido ed efficace.
PR e GR: creare ed elaborare PR e GR secondo necessità per supportare le operazioni dell'ufficio e garantire l'approvvigionamento tempestivo di forniture e servizi.
Preparazione delle riunioni: assistere nell'organizzazione e nella preparazione delle riunioni, tra cui l'allestimento delle sale riunioni, l'organizzazione dei servizi di catering, la preparazione dei materiali e la garanzia che tutte le attrezzature tecniche funzionino correttamente.
Servizi di corriere e posta: gestire i servizi di corriere UPS e distribuire la posta e i pacchi in arrivo. Coordinare le spedizioni e le consegne in uscita secondo necessità.
Coordinamento dei fornitori: assistere nella creazione e gestione degli account dei fornitori. Assicurare che tutte le informazioni sui fornitori siano aggiornate e aiutare a risolvere eventuali problemi relativi ai fornitori.
Gestione dei visitatori (incl. Envoy): accogliere e assistere i visitatori, garantire che vengano seguite le corrette procedure di registrazione e coordinare i badge dei visitatori e le autorizzazioni di sicurezza.
Supporto amministrativo: fornire ulteriore supporto amministrativo in base alle necessità, tra cui immissione dati, manutenzione delle forniture per ufficio e gestione di varie richieste ad hoc.

Cosa ti serve:

Forti capacità organizzative con un occhio attento ai dettagli.
Eccellenti capacità comunicative, sia scritte che verbali.
Capacità di gestire più attività e stabilire le priorità in modo efficace.
Competenza in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Forti capacità interpersonali e orientamento al servizio clienti.
Capacità di lavorare sia in modo indipendente che in modo collaborativo in un ambiente di lavoro di squadra.
Un atteggiamento proattivo e la volontà di apprendere nuove competenze.

Hovione è un orgoglioso datore di lavoro per le pari opportunità

Inclusione e diversità sono fondamentali per noi. In Hovione, ciò significa un ambiente di lavoro in cui le differenze sono apprezzate e tutti sono trattati con equità e rispetto. Vogliamo che tutti i membri del nostro team in tutto il mondo si sentano supportati, rispettati e abbiano l'opportunità di realizzare il loro pieno potenziale, indipendentemente da età, sesso, religione, disabilità, orientamento sessuale o etnia.

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